En una emisión en streaming para eventos, la apariencia y el sonido profesionales no ocurren por casualidad. La transmisión en directo puede parecer tan sencilla como levantar tu teléfono y empezar a transmitir, y puede ser así, puedes levantar tu teléfono y emitir, pero la planificación y la preparación meticulosas y contar con equipos audiovisuales profesionales son las claves para un evento virtual exitoso.
Imagina una sesión en vivo de preguntas y respuestas con líderes de opinión de tu sector o una conferencia virtual que atrae a una audiencia global. Suena muy bien, pero lo que de verdad hace la diferencia es la calidad de producción que ofreces a tu audiencia.
Aquí están las 10 claves fundamentales para que tu streaming para eventos destaque:
Planificación de streaming para eventos
Para empezar bien, empieza con una planificación meticulosa. Esta fase establece los cimientos esenciales para una experiencia fluida y atractiva tanto para los espectadores en línea como para los asistentes físicos.
Define claramente los objetivos del evento y el mensaje que deseas transmitir. Establece una fecha y hora para la transmisión en directo y crea una escaleta, un cronograma detallado que incluya el orden del evento, los discursos o presentaciones, y cualquier otra actividad que vayas a incluir.
Y no olvides compartir esta información con tu proveedor de streaming, es muy importante que estemos al tanto de lo que va a ocurrir en el evento y en que momento pasará cada cosa para garantizar una ejecución sin problemas.
Equipo y tecnología de streaming para eventos
Contar con el equipo adecuado es esencial. Asegúrate de tener cámaras de buena calidad, micrófonos profesionales, un mezclador de audio y video, un ordenador potente, un software de emisión fiable, iluminación adecuada y una conexión a Internet estable.
La elección del equipo correcto es fundamental para brindar una experiencia de alta calidad a tu audiencia. El éxito de tu transmisión en vivo no solo depende de un contenido atractivo, depende también de los aspectos técnicos que realzan la experiencia audiovisual.
Considera si necesitas contratar profesionales de producción en vivo o si puedes hacerlo con recursos internos. Tu contenido merece ser presentado con la mejor calidad técnica posible.
Elección de la plataforma
Cada plataforma ofrece características únicas de streaming para eventos, por lo que es importante seleccionar la que mejor se ajuste a tus objetivos, contenido y público.
Plataformas como YouTube, Twitch, Zoom, Instagram o Facebook ofrecen diferentes ventajas.
También puedes optar por una plataforma privada que te proporcione un reproductor que puedas personalizar totalmente a tu gusto. La elección entre una plataforma pública y privada dependerá de tus objetivos. Si buscas una audiencia amplia y posibles oportunidades de monetización, una plataforma pública puede ser más adecuada. Si valoras la privacidad, el control de la audiencia y la interacción más personalizada, una plataforma privada podría ser mejor opción.
En cualquier caso, asegúrate de configurar la plataforma con anticipación y realizar pruebas de conexión y calidad de video antes del evento.
Diseño del escenario o set up
El ambiente es esencial. Ya sea en un lugar preestablecido o adaptando un espacio en tu oficina, asegúrate de que el escenario esté bien diseñado.
Localizaciones donde se hacen eventos frecuentemente como teatros, salas de congresos o salas multifuncionales, suelen tener sonido e iluminación preinstalados y un equipo que te ayudará en todo lo que necesites. Sin embargo si vas a emitir desde instalaciones que no están preparadas tendrás que diseñar el escenario o el área donde se llevará a cabo la transmisión en vivo, considera la iluminación, el sonido y el fondo visual para mantener la atención de tu audiencia y garantizar una buena experiencia audiovisual.
Nuevamente vas a tener que valorar necesitas contratar profesionales de streaming para eventos o si puedes hacerlo con recursos internos.
Pruebas técnicas
Realiza pruebas técnicas previas para asegurarte de que todo funcione correctamente. Estas pruebas te permitirán detectar y solucionar problemas técnicos antes de que afecten la transmisión en vivo y la experiencia de tus espectadores. Verifica la calidad de video y audio, la estabilidad de la conexión a Internet, el acceso a la plataforma de streaming y cualquier otro aspecto técnico relevante.
Realización en vivo de streaming para eventos
Durante la emisión del streaming para eventos asegúrate de tener a alguien a cargo de la realización. Esta persona será la responsable de dirigir la transmisión. se encargará de ir alternando entre las distintas cámaras, rotular a los participantes, lanzar vídeos, presentaciones, gráficos o diapositivas y controlar la calidad del audio y de la emisión en general. El realizador debe ser una persona cualificada, que entienda las herramientas con las que esta trabajando para poder hacer frente a cualquier imprevisto que surja. Dependiendo de la complejidad del evento podrá encargarse solo una persona o necesitará una segunda persona de apoyo.
Interacción con la audiencia
Fomenta la interacción con la audiencia a través de comentarios en vivo, preguntas y respuestas, encuestas u otras herramientas disponibles en la plataforma de streaming. Esto ayuda a mantener a la audiencia comprometida. Un community manager competente puede desempeñar un papel clave en esta dinámica, manteniendo una comunicación fluida y enriquecedora.
Promoción
La anticipación es clave. Anuncia el streaming de tu evento con suficiente anticipación a través de tus canales de comunicación corporativos para generar entusiasmo y maximizar la visibilidad del evento.
Crea contenido relacionado con el evento (artículos, videos cortos, entrevistas o adelantos de lo que se tratara en evento); haz un mailing a tu base de datos, envía invitaciones personalizadas a personas relevantes o posibles clientes, crea una landing page o sitio web para el evento.
Grabación y archivo
No dejes que tu contenido se pierda. Asegúrate de grabar la transmisión en vivo para que aquellos que no pudieron asistir en tiempo real puedan verla después. Archiva la grabación en tu sitio web o plataforma elegida para un acceso continuo.
Evaluación
Después del evento, reúnete con tu equipo para evaluar lo que funcionó y lo que podría mejorarse. Analiza la participación de la audiencia, el feedback y los aspectos técnicos, preparándote para futuras transmisiones aún más exitosas.
Recuerda, el éxito de tu streaming para eventos corporativos depende de la combinación de la calidad del contenido, la calidad técnica y una planificación rigurosa. Con la evolución de los servicios de streaming en los últimos años, la parte técnica ya no puede ser una excusa. Invertir tiempo en prepararte asegurará una experiencia fluida y gratificante tanto para tus espectadores como para tu empresa. ¡Prepárate para brillar en el mundo del streaming para eventos!
